Обработка финансовой информации: рутина или творчество?

Очень часто в своей профессиональной деятельности финансовым работникам приходится сталкиваться с обработкой больших объемов данных, выполнять однообразные повторяющиеся операции над данными. В итоге время, которое приходится на эту работу, в разы превосходит анализ информации и принятие решений. Если разделить подобную работу на рутину и "творчество", то, к сожалению, выигрыш будет совсем не в пользу второго. Почему человек разумный позволяет себе подобное расточительство? Один из самых ценных ресурсов – время – используется подчас так неэффективно.

Изначально, при разработке компьютеров, на них (на машины) возлагалась именно задача по быстрой обработке больших объемов данных – выполнение за человека рутинной работы. Планировалось, что хомосапиенс воспользуется данной возможностью и займется более плодотворно анализом и интерпретацией этих данных. Время не стоит на месте. Машины становились меньше и быстрее, расширялся круг решаемых задач, разрабатывались новые программы для пользователей. В итоге инструменты стали настолько совершенны, что для их использования понадобились отдельные специалисты. Также специалисты потребовались для общения с машинами посредством программ. Но программы тоже развивались с целью охватить как можно больше решаемых задач. Программы, ставшие востребованными, усложнялись и становились умнее. Именно сейчас мы и подошли к любимому инструменту всех финансистов – к табличному редактору Excel.

Как применить макросы Excel в работе финансиста?

Очень часто пользователи не замечают тех возможностей программы, которые заложены в неё разработчиками. Если говорить об Excel, то всего лишь единицы из общего числа пользователей используют макросы. А ведь макросы – это уникальная возможность переложить на программу еще больше рутинной работы по обработке данных. Но пользуется этим крайне малое число специалистов.

Чем может помочь создание программ (макросов) для Excel в работе финансиста? Данная возможность существенно расширяет стандартные возможности Excel как табличного редактора. Пользователь получает возможность создавать собственные гибкие обработчики данных и закладывать в них логику при помощи встроенного языка программирования Visual Basic. Так же существует возможность создания дополнительных форм, которые позволят заложить в программу возможности общения с пользователем (например, можно запросить недостающую информацию для обработки данных). Стоит отметить, что овладев данными навыками, пользователю не составит труда решить возникающие перед ним разнообразные задачи. Приведем несколько примеров подобных задач.

Сверка двух выписок, имеющих расхождения в итоговой цифре

Стандартное решение данной задачи – напечатать обе выписки и вычеркивать совпадающие операции. Долго, нудно, но расхождения будут найдены. Как правило, данные выписки имеют табличный формат и представлены в файлах Excel. Стандартными средствами Excel данная задача не решается, НО есть возможность создания программы, которая будет это делать автоматически. Она будет вместо человека пробегать все строки (при помощи цикла) одного файла и сверять с данными из другого файла. Для большей гибкости программы можно предусмотреть возможность указания столбцов в файлах с данными, по которым нужно производить сверку. Сложно? Совсем нет.

Функция "курс валюты на дату"

Очень часто в работе финансиста ему может потребоваться курс какой-либо валюты на дату (или динамика курса за какой-то период). Стандартное решение – заходить на сайт Центрального Банка РФ (или другой страны), выбор курса на необходимую дату, копирование и вставка в файл. Для одной или двух дат не сложное решение. А если необходимо это проделывать несколько раз в день? Или курсы необходимы за большое количество дат? Неблагодарный и однообразный труд. НО можно потратить немного времени и написать небольшую программу (пользовательскую функцию), которая будет сама подгружать в ячейку курс необходимой валюты на интересующую дату. Удобно? Бесспорно.

С чего начать изучение макросов в Excel?

Для того, чтобы уметь видеть подобные возможности по применению макросов, необходимо овладеть небольшой базой по их созданию и изучить инструментарий по работе с кодом. С чего же можно начать, если решение развиваться в сторону автоматизации принято?

1. Не бояться экспериментировать с макросами

Записывать макросы (при помощи макрорекодера). Находить записанные макросы в редакторе Visual Basic и пытаться разобрать линейный код. Пробовать вносить в него изменения и проверять, что произойдет в результате. Обязательно изучить, как можно записать данные в ячейку и получить из неё данные (объект Range).

2. Изучить логические операторы IF, Select Case

Макрорекодер не поможет в решении данной задачи. Он не создает логику в записываемых макросах. Адреса в справочной системе Microsoft, где можно посмотреть информацию по данным операторам: 
https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/752y8abs.aspx 
https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/cy37t14y.aspx 
Экспериментировать с применением операторов в линейных программах, записанных при помощи макрорекодера.

3. Изучить операторы циклов For ... Next, Do ... Loop, For Each ... Next

https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/5z06z1kb.aspx
https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/eked04a7.aspx
https://msdn.microsoft.com/ru-ru/library/5ebk1751.aspx 
Тоже экспериментировать.

ВАЖНО: эксперименты необходимо проводить над файлами, потеря или порча которых не будет критичной. Иногда будут возникать ситуации, когда программа будет делать совсем не то, что было запланировано. Если написание программы необходимо в файле с рабочими данными – рекомендуется создавать копии файлов на различных этапах написания программы или чаще обычного сохранять изменения. Откат изменений, сделанных программой невозможен.

4. Изучить создание пользовательских форм (UserForm) и возможности различных компонентов для создания интерфейса программ (основные: TextBox, Label, CommandButton).

Данное изучение лучше проделать практически. Для помощи в этом непростом деле мы создали небольшую презентацию. Посмотреть её можно ниже:

Изучение и развитие не будет простым. В какие-то моменты будет казаться, что всё это не стоит затраченного времени. Но первая же программа, сделанная самостоятельно, которая упростит жизнь, перевернет это представление.

"Не бойтесь расти медленно, бойтесь оставаться неизменными". (Китайская мудрость).