Оптимизация ведения бухгалтерии - главные правила реорганизации процессов работы

Анализ эффективности работы

Для того, чтобы провести анализ эффективности работы любого подразделения компании, нужно ответить на несколько вопросов: 

"Что, кто, почему, где, как и когда делает?"

C целью оптимизации бухгалтерии, вопросы можно сформулировать следующим образом:

Что делает бухгалтерия?

Казалось бы, вопрос, ответ на который многим покажется очевидным. Однако знаете ли вы, какие именно цели стоят перед этим подразделением в контексте деятельности компании в целом и других ее подразделений в частности? Например, соответствуют ли эти цели задачам финансовой дирекции? Участвует ли бухгалтерия в реализации важных для компании проектов?

Кто выполняет поставленные перед этим подразделением задачи?

Определить ответственных.

Почему именно эти сотрудники выполняют именно эти задачи?

Иными словами, позволяет ли их профессиональный уровень и опыт работы справиться с возложенными на них обязанностями? Способны ли специалисты бухгалтерии решать как срочные, так и стратегические задачи?

Где находится место работы этих сотрудников?

Является ли расположение офиса бухгалтерии удобным для всех подразделений компаний с точки зрения координации совместной работы и решения общих задач, требующих регулярного обсуждения?

Как организована работа бухгалтерии?

Этот вопрос можно рассмотреть как с точки зрения структуры всей компании и принятых в ней методов работы, так и с точки зрения качества работы самого подразделения. Например, как выстроены процессы бухгалтерского учета и соответствует ли их график графику работы всех связанных с ними подразделений компании? Как организован сбор первичных документов и документооборот? Каков уровень затрат на обеспечение деятельности бухгалтерии? Достаточно ли количество сотрудников в бухгалтерии? Каков уровень автоматизации процессов учета? Все эти факторы в совокупности влияют не только на качество работы самого подразделения, но и на эффективность его взаимодействия с другими подразделениями компании.

Когда работают сотрудники бухгалтерии?

Сколько времени они тратят на подготовку учета «от документа до отчета»? Своевременно ли выполняются бухгалтерские работы? Каковы временные затраты на решение бухгалтерских задач и коррелируют ли эти временные рамки с другими важными проектами и процессами в компании?

Методы анализа

Для сбора необходимой для анализа информации можно использовать несколько методов, таких как анкетирование, интервью и последовательное отслеживание рабочего процесса с целью определения времени и ресурсов, которые необходимы при выполнении различных задач («фотография» рабочего времени), включая график движения первичных документов. Анкеты и интервью могут содержать как открытые вопросы, когда требуется детальное описание процессов, так и закрытые вопросы, когда необходимо получить ответы «да» или «нет».

На основании собранной информации можно сделать анализ, который позволит определить сильные и слабые стороны работы подразделения, а также выявить потенциальные возможности и угрозы для эффективного достижения поставленных целей. Такой анализ будет основой для определения принципов, направлений и методов оптимизации работы бухгалтерии.

Процесс оптимизации работы бухгалтерии

По сути, процесс оптимизации работы бухгалтерии сводится к выполнению следующих шагов после обработки результатов анализа текущей ситуации:

• Постановка целей перед подразделением и (в этом контексте) перед каждым сотрудником.
• Определение организационной структуры бухгалтерии с учетом юридической, организационной и региональной (если применимо) структуры компании.
• Установление целевых показателей с учетом количества проводок, внешних и внутренних отчетов, первичных документов, а также корректировок уже сделанных проводок.
• Определение функций, не связанных непосредственно с бухгалтерским учетом, но требующих участия подразделения, таких как работа с договорами и лицензиями и участие в проектах компании (например, внедрение информационной системы или программы лояльности).
• Оценка профессионального уровня и практического опыта сотрудников бухгалтерии, а также необходимости в обучении техническим приемам и навыкам работы (например, в информационной системе компании или Microsoft Office).
• Определение оптимального количества сотрудников бухгалтерии на основании проделанной указанной выше работы и принятых в соответствии с этим решениями.
• Определение методов управления, таких как исключение дублирования функций, соблюдение принципа разграничения обязанностей, наделение ответственностью и полномочиями конкретных сотрудников.
• Определение методов контроля над выполнением поставленных задач с целью разработки плана мероприятий по возможному изменению структуры и процессов подразделения в условиях быстро меняющейся бизнес-среды компании.
• Разработка процедур и инструкций, регулирующих организацию бизнес-процессов в подразделении.
• Информирование сотрудников бухгалтерии в течение всего процесса реорганизации и оптимизации работы подразделения о том, зачем нужен анализ их работы и какие решения приняты на каждом этапе этого анализа.

Вывод

Самым распространенным и традиционным методом снижения затрат в компании является сокращение персонала в обслуживающих подразделениях, в том числе, и в бухгалтерии. Зачастую такая реорганизация проводится под лозунгом оптимизации. Однако к реальной оптимизации процессов работы бухгалтерии это имеет прямое отношение далеко не всегда, а на самом деле предполагает лишь сокращение персонала.

Следует помнить, что работа бухгалтерии напрямую связана с такими подразделениями, как продажи, логистика, закупки, производство, отдел персонала, маркетинг и информационные системы, которые являются источником обработки первичных документов с целью учета хозяйственных операций. Поэтому любые структурные и кадровые изменения в этом подразделении, сделанные без проведения описанного выше анализа, могут негативно повлиять на работу других функций компании.

Если работа бухгалтеров построена не оптимально с точки зрения производительности и результативности, то необоснованная «оптимизация» численности ФОТ будет, скорее всего, нерезультативна для компании в целом. Любой проект оптимизации должен быть направлен, в первую очередь, на содействие достижению целей всей компании и совокупности ее подразделений в долгосрочной перспективе, а не сокращению персонала здесь, сегодня и сейчас.